Si elle sert évidemment à transmettre des informations aux collaborateurs, la communication interne en entreprise a bien d’autres objectifs. C’est un outil essentiel pour motiver les équipes et renforcer le sentiment d’appartenance. C’est pourquoi elle influence indirectement les résultats des sociétés. Découvrez comment la communication interne agit dans une entreprise et quels sont les moyens de la mettre en œuvre de manière efficace.
Comment définir la communication interne en entreprise ?
Un outil pour améliorer la communication et l’accès à l’information
Dans une société, la communication interne regroupe toutes les actions grâce auxquelles les collaborateurs peuvent améliorer la façon dont ils communiquent entre eux et accèdent plus facilement aux informations dont ils ont besoin, quelle que soit leur position hiérarchique. Le service des ressources humaines et les équipes de management travaillent ensemble afin d’organiser et de planifier cette communication interne.
Les différents types de communication interne
Le premier type est la communication interpersonnelle. Il s’agit de la communication qui a lieu verticalement et horizontalement entre les différents collaborateurs d’une société. Elle renforce le sentiment d’appartenance et la cohésion au sein de l’entreprise. Le second type est la communication opérationnelle dont le but principal est de diffuser les bonnes pratiques. Si elle est majoritairement dirigée du haut de la hiérarchie vers le bas, elle doit également inclure les commentaires et les retours d’expérience provenant des équipes car ils peuvent permettre d’améliorer les processus. Enfin, le troisième type est la communication motivationnelle. C’est sur elle que repose le succès de la société. Afin que les collaborateurs soient motivés et travaillent pour sa réussite, il est important qu’ils soient bien informés. Dans toute société, les secrets et les rumeurs sont néfastes. Qu’il s’agisse d’un prochain changement de direction, d’une cession ou d’une fusion-acquisition, les sociétés doivent faire preuve de transparence et d’honnêteté avec leurs salariés.
Quels sont les enjeux de la communication interne ?
Pour qu’une société atteigne ses objectifs, il est crucial que ses employés soient fiers d’appartenir à ses effectifs et pleinement conscients que la réussite globale passe par des efforts individuels. Mais, pour adhérer aux valeurs d’une entreprise, il faut que celle-ci les fasse clairement connaître. Pour cela, il existe différentes manières de diffuser la culture de l’entreprise : affichage dans les locaux, journal interne, séminaires, cérémonie de vœux, etc.
Par la communication interne, chaque société cherche à être vue comme une grande famille. Si les équipes ressentent ce sentiment d’appartenance, elles seront plus productives. La motivation salariale dépend aussi de la justesse des rémunérations, mais pas uniquement. Le facteur humain n’est pas à négliger.
Une des clés du succès pour une société est de parvenir à faire travailler ensemble, et dans une même direction, des collaborateurs tous différents, que ce soit par leur manière d’organiser les tâches, leur caractère, leur personnalité, etc. Une communication interne efficace permet aux différents salariés de réaliser leurs missions plus facilement. Lorsque chacun sait parfaitement où en est un projet, l’enchaînement des tâches, individuelles ou de groupe, est simplifié.
Pour améliorer le travail d’équipe, des outils de communication performants peuvent être mis en place : suivi de projet mutualisé, plateforme de partage d’informations, etc. Une solution complémentaire consiste à organiser des sessions de team building avec des partenaires extérieurs.
Parce que les salariés ne restent pas forcément durant toute leur carrière dans une même société, il est important que les connaissances ne se perdent pas au départ de l’un d’eux. Au fur et à mesure de l‘avancement des projets, de nouvelles méthodologies et connaissances peuvent émerger. Sensibilisés au partage des informations, les collaborateurs prennent l’initiative de documenter les éléments importants et qui pourraient servir à d’autres ultérieurement. Cette communication interne valorise les savoir-faire de chacun.
Grâce à la communication interne, les collaborateurs d’une société ont une meilleure connaissance de leur organisation, aussi bien en termes d’activités que de chiffre d’affaires, de valeurs, de fonctionnement, etc. En plus d’améliorer le sentiment d’appartenance, cela permet aussi de faire comprendre à tous les tenants et les aboutissants des échecs comme des succès.
La communication interne doit se faire réellement dans les deux sens. Une hiérarchie qui ferait passer uniquement des informations verticalement vers le bas se priverait ainsi des retours d’expérience enrichissants des collaborateurs.
Qui est responsable de la communication interne ?
Dans les structures de taille importante, la direction de la communication, qui gère la communication interne et externe, comporte généralement un poste de responsable ou de chargé de la communication interne. Cet emploi peut aussi se trouver au sein de la direction des ressources humaines.
Les managers ont également un rôle à jouer dans la communication interne. En effet, ils transmettent la stratégie générale de leur société au niveau de leurs équipes et montrent aux différents collaborateurs comment leur action personnelle participe au succès global. Lors de changements stratégiques, la direction attend des managers qu’ils montrent l’utilité de ces transformations aux employés. Les managers sont aussi les mieux placés pour collecter et faire remonter les retours d’expérience et les idées des salariés. Enfin, lors des recrutements, ils expliquent les valeurs de leur société aux candidats.
Comment rendre la communication interne efficace ?
Pour qu’une communication interne soit performante, l’entreprise doit lui dédier un budget suffisant, tout comme pour la communication externe. Ce poste de dépenses est un investissement puisque son but ultime est d’améliorer les performances globales de la société. Ce budget doit être associé à des objectifs raisonnables. Ainsi, ils sont plus faciles à atteindre et montrent l’efficacité de la démarche engagée.
Tout en tenant compte des particularités de sa structure, la société doit définir un plan de communication interne dans lequel les outils à utiliser seront détaillés, avec pour chacun d’eux le ou les publics ciblés. Les intervenants du projet sont aussi définis à ce moment-là.
Selon leur taille, leur budget et l’envergure du projet, les sociétés peuvent prendre en charge seules la communication interne, via le service des ressources humaines ou de la communication, ou faire appel à des intervenants extérieurs.
Des professionnels de la communication peuvent soutenir les équipes internes et leur amener un regard neuf sur l’organisation actuelle de la société. Grâce à leur expérience, ils sont à même de proposer des solutions auxquelles la société n’aurait pas forcément pensé.
La cohérence de la communication interne est un gage de son efficacité. Cela implique de diffuser des messages clairs qui ne montrent ni oppositions ni écarts avec les valeurs de la société. Le discours interne doit être similaire à la communication externe, qui est à destination des clients. Il faut aussi éviter des informations contradictoires données à des intervalles de temps rapprochés. Enfin, la direction doit rester transparente et ne pas annoncer, par exemple, des mesures de licenciements économiques tout en affichant un chiffre d’affaires en nette progression.
Afin de pouvoir estimer l’efficacité de la communication interne, l’entreprise doit définir des critères à suivre. Par exemple, le taux d’engagement dans un réseau social interne et le taux d’action et de consultation de l’intranet sont de bons indicateurs. Envoyer un questionnaire aux collaborateurs est aussi un moyen fiable de mesurer leur satisfaction et l’impact des actions de communication interne qui ont été engagées.
Quels sont les outils de la communication interne ?
Ce document est une synthèse regroupant la présentation de la société, de ses règles et de ses valeurs. Il est destiné aux nouveaux collaborateurs et doit évoluer en même temps que l’entreprise pour rester pertinent.
Outil collaboratif par excellence, l'intranet permet aux collaborateurs d’échanger facilement des informations professionnelles, ce qui est d’autant plus utile lorsque le télétravail est en place ou pour des sociétés installées sur plusieurs sites.
Lieu plus informel de communication, installé sur l’intranet, ce réseau social renforce le sentiment d’appartenance et crée des liens entre les collaborateurs. Ils peuvent s’en servir pour partager des idées et des avis.
De nombreux outils informatiques existent pour communiquer de manière instantanée, à deux ou à plusieurs. C’est un moyen facile de faire des réunions entre des personnes localisées sur des sites différents.
Comme chaque salarié la reçoit automatiquement, la newsletter interne est un moyen pertinent pour diffuser des informations. Elle se doit d’être attractive afin d’être lue par les collaborateurs et pas simplement archivée. Elle peut être complétée par un journal d’entreprise diffusé en interne.
Installé dans des espaces réservés aux collaborateurs comme une salle de repos, l’affichage dynamique permet de diffuser des messages aussi variés que les chiffres importants pour la société, les objectifs à atteindre, des témoignages, etc.
Ils permettent de s’adresser à tous les collaborateurs, indépendamment de leur localisation et de leur niveau hiérarchique. Les webinars servent aussi bien pour des discours ou des conférences que des formations.
Confiées à des prestataires spécialisés, ces sessions, d’un ou de plusieurs jours, sont l’occasion de renforcer les liens dans une équipe, un département voire une société entière. Dans un lieu extérieur à l’entreprise et lors d’activités thématiques, ludiques ou sportives, les salariés apprennent à mieux se connaître.
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